英文E-mail寫作的7C原則

以下內容摘自『英文E-mail，抄這本就夠了』
http://www.books.com.tw/exep/prod/booksfile.php?item=0010431197
http://www.k-shop.com.tw/Books/IntroBook.jsp?bid=450

在利用 E-mail 傳達訊息時，並不要求您使用華麗優美的詞句；您需要做的就是用「簡單、樸實的語言，清晰、準確、完整地表達自己的意思」，讓對方可以非常清楚的瞭解您想傳達的訊息。以下就介紹寫好英文 E-mail 需要掌握的「7C 原則」：

1. Conciseness 簡潔
優秀的英文書信應該行文流暢、言簡意賅、避免冗長。也就是說，寫信者必須使用簡短量少的文字表達必要的資訊。請對比下面的句子：
╳ Company operations for the preceding accounting period terminated with a substantial deficit.（公司再操作的營運上做出了許多錯誤的決定因此損失了一些利潤。）→too complicated
○ The company lost much money last year.（公司去年損失了許多錢。）→more concise

2. Concreteness 具體
英文書信書寫過程中，一般會涉及一些情況的描述，比如時間、地點、價格、貨品編號……等等，發文者應盡可能做到具體的描述，這樣會使交流的內容更加清楚，並且更加有助於加快事務的進程。請對比下面的句子：
╳ These brakes can stop a car within a short distance.（這像煞車系統可以在短距離內使一台車停下來。）→general
○ These Goodson power brakes can stop a 2-ton car within 24 feet.（古森煞車系統可以再24呎內史一台兩頓重的車停下。）→concrete and attractive

3. Clearness 清晰
清晰是英文書信寫作最重要的原則。一封含糊不清、詞不達意的書信會引起誤會與歧義，甚至會造成貿易損失。清楚表達應注意選擇正確、簡練的詞以及正確的句子結構。一般地，商務文書的撰寫者必須將自己的意思清晰地表達出來,以便對方準確理解。請對比下面的句子：
╳ We can supply 50 tons of the item only.（我們只能提供五十頓商品。）→focus on the item
○ We can supply only 50 tons of the item.（我們能夠提供五十頓這樣的商品）→focus on the quantity

4. Courtesy 禮貌
書信交往，同樣需要以禮待人，因而在寫信過程中，要避免傷害對方感情的表達。措辭上多選用些禮貌、委婉的詞語，像 would, could, may, please, thank you 等。當然這並不意味著一味地低三下四。請對比下面的句子：
╳ We are sorry that you misunderstood me.（我們很遺憾你對我們的誤解。）→put the blame on you
○ We are sorry that we didn’t make ourselves clear.（我們很抱歉沒把我們的論述表達清楚。）→put the blame on self

5. Consideration 體貼
在英文書信寫作過程中，寫信者應設身處地地想到對方，尊重對方的風俗習慣，即採取所謂的」You-Attitude」（「對方態度」），盡可能地避免使用 」I-Attitude」 或「We-Attitude」（我方態度）。另外，還應該考慮到收信者的文化程度、性別等方面的因素。請對比下面的句子：
╳ I received your letter of June 23, 2008 this morning.（我於 2008 年 6 月 23 日早上收到了您的信。）→I-Attitude
○ Your letter of June 23, 2008 arrived this morning.（您的信件已於 2008 年 6 月 23 日早上送達。）→You-Attitude

6. Correctness 正確
英文書信中，除了避免語法、拼寫、標點錯誤外，其所引用的史料、資料等也應準確無誤。尤其在商務英語中提到具體日期、資料等內容時更要準確表達以免發生歧義。請對比下面的句子：
╳ This contract will come into effect from Oct.1.（這份合約將於 10 月 1 日起生效。）→ambiguous
○This contract will come into effect from and including October 1, 2008.（這份合約將於 2008年 10 月 1 日當日開始生效。）→accurate

7. Completeness 完整
在英文書信寫作中，資訊的完整性很關鍵，所以商務信函中應包括所有必需的資訊。例如下述通知，短短的幾句話就包含了應有的全部資訊：
Notice
All the staffs of Accounts Department are requested to be ready to attend the meeting in the conference room on Tuesday, at 3:00 p.m., Jan. 6, 2008, to discuss the financial statement of last year.

Accounts Department

本文轉自：http://www.nciku.com.tw/space/space.php?uid=213&do=blog&id=771